Vraag een schilder, timmerman of installateur wat het minst leuke onderdeel van zijn werk is, en je krijgt zelden een verhaal over zware tegels of een te steile ladder. Vaker gaat het over wat er gebeurt nadat de gereedschapskist dichtgaat. De administratie. De urenbriefjes die nog ingevuld moeten, het materiaalgebruik dat je 's avonds bij elkaar probeert te puzzelen, de kilometers die je had moeten noteren maar vergeten bent.
In de afgelopen jaren is dat aan het verschuiven. Steeds meer kleine bouwbedrijven en ZZP'ers ruilen het papieren werkbriefjesblok in voor een werkbon app op de telefoon. Tools als Werkbriefje.app, Simple Simon en OutSmart proberen die avondklus weg te nemen door alles ter plekke vast te leggen. Niet 's avonds aan de keukentafel, maar in het halve uur tussen twee klussen, of tijdens de lunchpauze in de bus. Wat betekent dat in de praktijk voor de vakman zelf?
Wat is een werkbon app eigenlijk?
Een werkbon app is een mobiele applicatie waarmee je als vakman je werkbonnen digitaal invult op de bouwplaats, in plaats van op papier. De meeste apps bevatten urenregistratie per project, materiaalbeheer, kilometerregistratie en de mogelijkheid om foto's toe te voegen bij meerwerk. Een digitale werkbon vervangt het papieren blokje uit de bedrijfsbus en synchroniseert de gegevens automatisch met het kantoor.
Voor de werkgever betekent dat een dashboard waarop alles binnenkomt. Voor de werknemer of ZZP'er een eind aan stapels briefjes die nog overgetikt moeten worden.
De werkdag, dan en nu
Wie tien jaar geleden als schilder of timmerman op pad ging, begon de dag vaak met een blokje werkbonnen onder zijn arm. Per klus een briefje, met een stuk koolpapier ertussen voor de doorslag. Aan het eind van de dag werd er ingevuld wat er gedaan was, ondertekend door de klant, en een kopie ging mee naar het kantoor van de baas.
Dat systeem werkte, maar het had zijn kosten. Briefjes raakten kwijt onder de bestuurdersstoel. De inkt liep door als het regende. Materialen werden uit het hoofd opgeschreven en daardoor niet altijd compleet. En als er iets onverwachts opdook, een rotte balk of een gebarsten leiding, dan stond dat hooguit met een paar woorden op de bon. Soms zonder uitleg, vaak zonder foto.
Een werkdag met een digitale werkbon ziet er anders uit. De vakman vinkt zijn klus aan in zijn telefoon, vult zijn uren in zodra hij begint of stopt, scant of fotografeert materialen die uit de bus komen, en als er iets onvoorziens is, maakt hij ter plekke een foto met een korte notitie. Tegen de tijd dat hij thuis is, hoeft hij niets meer te doen. De administratie is af.
Wat win je er als vakman bij?
Drie dingen, in volgorde van wat de meeste gebruikers het eerst noemen.
Avondtijd. Voor een eenmanszaak of een ploeg met drie of vier man scheelt dat zomaar een paar uur per week. Geen briefjes meer ontcijferen, geen Excelletjes meer bijwerken, geen "wacht, op welke klus zat ik dinsdag ook alweer?". Voor wie naast zijn werk ook nog een gezin heeft, is dat niet niks.
Geen vergeten meerwerk. Het klassieke probleem in de bouw is dat onverwacht werk wel gebeurt, maar niet wordt gefactureerd. Houtrot, een verkeerde maat schroef die alsnog gehaald moet worden, een extra dag omdat de levering te laat kwam. Met een werkbon app waarin je dat ter plekke vastlegt, met foto en al, beland je niet in de discussie achteraf. De klant ziet het direct, jij hebt het gedocumenteerd.
Inzicht. Niet alleen voor de baas, maar ook voor jezelf. Hoeveel uur deed je over die badkamer in Zwolle? Hoeveel meter plint heb je verzaagd op het project in Apeldoorn? Voor offertes voor een volgende vergelijkbare klus is dat goud waard. Je hoeft niet meer te schatten, je weet het.
En de ergernissen?
Niet alles is rozengeur. Wie eerlijk is, geeft toe dat er ook gewenningskosten zijn.
Het invoeren in een app voelt voor sommige vakmensen omslachtig, vooral in het begin. Een blokje werkbon zit in je achterzak en is in twee seconden ingevuld. Een telefoon moet je ontgrendelen, de app openen, het juiste project aanklikken. Pas na een paar weken oefening gaat dat sneller dan papier.
Daarnaast is er de telefoonkwestie. Op een bouwplaats vol stof en regen is een telefoon een kwetsbaar instrument. Veel apps werken inmiddels offline en synchroniseren later, maar de hardware blijft een aandachtspunt. Een hoesje, een schermbeschermer en een powerbank zijn geen luxe.
En er is de generatiekwestie. De ervaren timmerman van 58 die al dertig jaar met een blokje werkt, schakelt minder soepel om dan zijn jongere collega. Bedrijven die overstappen merken vaak dat de invoering staat of valt met de oudste medewerkers. Lukt het bij hen, dan is de rest geen probleem.
Wat het zegt over je bedrijf
Een digitale werkbon is niet alleen een handigheidje voor de vakman zelf, het zegt ook iets naar buiten toe. Klanten merken het verschil tussen een aannemer die een gekreukeld papiertje uit zijn binnenzak opdiept en eentje die ter plekke een nette pdf op de mail kan zetten met alle uren, materialen en foto's keurig op een rij.
Voor een schilder of timmerman die zich wil onderscheiden in een markt waar opdrachtgevers steeds kritischer worden, is dat een verschil dat telt. Niet groot genoeg om de hele klus aan op te hangen, maar groot genoeg om in de evaluatie achteraf het verschil te maken tussen "prima vakman" en "die zou ik weer inhuren".
Voor welke vakman is een werkbon app zinvol?
Niet voor iedereen op hetzelfde moment. Een ZZP'er die alleen werkt en alles in zijn hoofd heeft, redt zich vaak nog wel met een spreadsheet. Maar zodra je meer dan een handvol klussen tegelijk hebt lopen, of zodra je personeel in dienst hebt, gaat de rekensom snel anders uitvallen.
Twaalf euro vijftig per gebruiker per maand voor een gespecialiseerde werkbon app als Werkbriefje.app, of het dubbele tot drievoudige bij zwaardere pakketten, is in de meeste gevallen ruim terugverdiend met één doorbelast extra uur of één klein stuk meerwerk per maand. En als je dan ook nog die drie of vier uur administratie per week terugkrijgt, is de business case meestal snel rond.
De vakgroepen waar de overstap naar een digitale werkbon het hardst gaat: schilders, timmerlieden, stukadoors, dakdekkers, hoveniers, elektriciens en kleine installatiebedrijven. Allemaal beroepen waarin je per klus werkt, materiaal verbruikt, en zelden op één locatie blijft.
Tot slot
De papieren werkbon zal niet morgen verdwijnen. Op kleine kortdurende klussen, bij oudere bedrijven of in situaties waar simpel het beste werkt, blijft het blokje gewoon werken. Maar de richting is duidelijk. Voor de vakman die zijn vak liever in de uren stopt dan in zijn administratie, is de telefoon in de borstzak inmiddels net zo'n vanzelfsprekend gereedschap als de waterpas en de duimstok.
En dat is misschien wel de beste graadmeter. Goed gereedschap merk je pas niet meer op als je het al een tijdje gebruikt.
